İşletmeler günümüzde her zamankinden daha fazla bilgi oluşturuyor, depoluyor ve yönetiyor; bunların arasında elbette hassas veriler de bulunuyor. Bir KOBİ sahibiyseniz, işletmenize ait verileri gizli, güvenli ve uyumlu tutmak işiniz açısından hayati öneme sahip demektir. Bunu yapabilmek için de elinizdeki verileri doğru yönetmeniz ve denetimini yapabilmeniz gerekir.
‘Veri sınıflandırması’ nedir?
Bu yoldaki ilk adımı verilerinizi sınıflandırarak atabilirsiniz. ‘Veri sınıflandırma’ önemli gizlilik araçlarından ve uygulamalarından biridir. Veri sınıflandırması, verileri, duyarlılık düzeyleri, sundukları riskler ve onları koruyan uyum düzenlemeleri gibi ortak özelliklerine göre gruplara ayırma ve düzenleme sürecidir. Hassas verileri korumak için bu verilerin seçilmesi, hassasiyet düzeyine göre sınıflandırılması ve etiketlenmesi gerekir. İşletmeler, her bir veri grubunu hem dahili hem de harici olarak yalnızca yetkili kişilerin erişebileceği, her zaman tüm ilgili düzenlemelere tamamen uygun şekilde işlenmesini sağlayacak şekilde ele almalıdır.
Veri kategorileri
İşletmeler verilerini çeşitli kategorilere göre, çoğunlukla dört seviyeli bir şemaya uygun olarak sınıflandırır. Veri sınıflandırmaya dair bir fikriniz yoksa, siz de bu kategorileri göz önünde bulundurabilirsiniz.
1. Halka açık (public)
2. Dahili (internal)
3. Gizli (confidential)
4. Sınırlı (restricted)
Halka açık veriler (public data): Herkesin ücretsiz olarak erişilebildiği bilgilerdir. Yetkisiz erişime karşı korumaya ihtiyaç duyulmayan ancak yetkisiz değişiklik veya imhaya karşı korumaya ihtiyaç duyulan verilerdir. Basın bültenleri, yayınlanan yıllık raporlar, web siteleri ve sosyal medyadaki bilgiler, pazarlama materyalleri, iletişim bilgileri, müşteri hizmetleri sözleşmeleri ve fiyat listeleri gibi herhangi bir kısıtlama veya olumsuz sonuç olmaksızın halka açık olan bilgilerdir. Bu bilgilerin kuruluş için herhangi bir riski yoktur.
Dahili veriler (internal data): Kuruluşun içerisinde olan bilgilerdir. Yetkisiz ifşa edilmesi, değiştirilmesi veya imha edilmesi düşük veya orta düzeyde hasara neden olabilecek verilerdir. Proje belgeleri, dahili e-postalar, eğitim materyalleri, politika yönergeleri ve organizasyon şemaları, müşteri iletişimi, satış taktikleri ve organizasyon şemaları dahili veri türleridir. Bu veriler halka açıklanamaz ve makul güvenlik kontrolleri gerektirir. Bu tür bilgilerin yetkisiz ifşası, itibar kaybına ve rekabet avantajının kaybına neden olabilir.
Gizli veriler (confidential data): TC kimlik numaralarını, müşteri bilgilerini ve çalışan maaş bilgilerini, satıcı sözleşmelerini içerebilir. Bu tür bilgiler halka açılırsa, düzenleme ihlalleri şirketin itibarına zarar verebilir ve hükümet tarafından ağır para cezalarına çarptırılmasına neden olabilir.
Sınırlı (restricted) bilgiler: Bu tür bilgilerin fikri mülkiyet hakları, ticari sırları, stratejik iş planları ve açıklanmamış yıllık raporları vardır. Güvenliği ihlal edilirse kuruluşu finansal, yasal, düzenleyici ve itibar açısından riske sokabilecek son derece hassas kurumsal verilerdir. Hem gizli verilerin hem de sınırlı verilerin yetkisiz ifşa edilmesi, değiştirilmesi veya imha edilmesi önemli hasara neden olabilir. Bu veriler, en yüksek düzeyde güvenlik ve kontrollü erişim gerektirir.
Faydaları nedir?
• Üretkenliği artırır, maliyeti düşürür
Yukarıdaki veri sınıflandırmasının yapılması, veri güvenliğini ve mevzuata uygunluğu iyileştirmek için veri koruma çabalarına öncelik verilmesine yardımcı olur. Ayrıca, gereksiz verilerin ortadan kaldırılmasını sağlayarak kullanıcı üretkenliğini ve karar vermeyi geliştirir, maliyetleri düşürür.
• Hem iç, hem dış tehditlere karşı korur
İşletmelerin siber güvenliği söz konusu olduğunda genelde verileri dış tehditlere karşı korumak gerektiği düşünülebilir. Ancak çalışanların eriştiği şirket verileri de aynı derecede savunmasız olabilir. Bu nedenle, işletmeler için veri sınıflandırma seviyelerine ve politikalarına sahip olmak çok önemlidir. Doğru politika uygulandığında, sahip olunan veri türleri, bunlara kimlerin erişebileceği belirlenebilir ve bilgiler güvence altına alınabilir. Ayrıca politika, kritik iş verilerinin düzenlenmesine ve izlenmesine de yardımcı olabilir. Yürürlükte olan bir politika varsa, iş verilerinden sorumlu bir çalışan atanabilir. Bu kişi yalnızca yetkili kişilerin verilere erişmesini sağlayabilir. Bu sayede işletme yalnızca verileri korumakla kalmaz, aynı zamanda herhangi bir veri sızıntısını hızla kontrol altına almayı çok daha kolay hale getirir.
• Veriler izlenebilir ve aranabilir
Her büyüklükteki işletme veri üretir. Tüketiciler, kişiselleştirilmiş hizmet ve ürün talep ettikçe hassas bilgilerin daha fazla kullanılmasına neden olur. Bu nedenle, işletmeler bu bilgilerin yanlış kişilerin eline geçme riskini en aza indirmek için veri erişim stratejileri uygulamak zorundadır. İşletmeler için, bir veri sınıflandırma politikası, etkili güvenlik önlemlerinin temelidir. Veri sınıflandırması, düzenlenmiş verilerin kuruluş genelinde nerede bulunduğunu belirlemeye yardımcı olur, uygun güvenlik kontrollerinin yürürlükte olmasını ve uyum düzenlemelerinin gerektirdiği şekilde verilerin izlenebilir ve aranabilir olmasını sağlar.